Lors d’une session de coaching avec un manager de haut niveau, je me suis rendu compte qu’ayant utilisé différents outils de time-management, il ne connaissait pas la matrice d'Eisenhower.
Pourtant, les outils les plus simples sont souvent très efficaces car ils présentent une clarté immédiate de vision – comme la matrice BCG pour l'analyse stratégique d’un portefeuille d'activités ou encore SWOT qui reste pertinente malgré de nombreux autres outils plus complets mais aussi plus complexes.
Si vous fonctionnez par les deadlines, votre carré I&U est toujours bien rempli. Si vous privilégiez la planification stratégique, il doit être vide ou presque – les « cygnes noirs » (Taleb) ou la nécessité de bifurquer vers une stratégie émergente existent toujours.
Pour certaines personnes il est utile d’ajouter un carré « Plaisir » pour ne pas s’oublier.
Personnellement, je taille dans les carrés I&U, InU et UnI une subdivision R comme « rapide », où je classe les tâches qui vont me prendre assurément moins de 15 minutes – une tâche exécutée génère de la dopamine et augmente la motivation (il ne vous est jamais arrivé d’inscrire une tâche dans un « to do » liste juste pour le plaisir de la barrer?).
Je pratique également le « laisse partir » pour tout ce qui se retrouve dans le nInU. Ceci permet de se libérer la tête. Les psys comparent nos tâches planifiées et non terminées à des élastiques qui freinent notre progression : une partie de notre mémoire leur est toujours attribuée, ce qui nous rend moins efficaces pour le reste.
Vous êtes débordé par Slack ? Combien de temps par jour vous décidez-vous lui attribuer ? Que pouvez-vous abandonner définitivement ou déléguer ? à qui ? – trouvez les réponses et ce fardeau deviendra beaucoup plus léger.
Comment prioriser ses tâches pour arrêter les « to do » listes interminables ? Quelles astuces utilisez-vous pour mieux vous organiser ?
Natalia Douliez, Fondatrice de CEO COACH
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